Рубе
Войти
Как оформить договор беспроцентного займа с сотрудником?
Когда сотрудник берет займ у работодателя, важно правильно составить договор. Это не только даст гарантии обеим сторонам сделки, но и убережет от лишнего внимания со стороны налоговых органов. Особенно если речь идет о беспроцентном займе. Расскажем в нашей статье о том, как оформить такой договор.
В трудовом кодексе Российской Федерации возможность работника оформить займ в своей организации не упоминается. Но такая практика встречается довольно часто. Ведь подобная сделка выгодна всем ее участникам.
Плюс для работника — отсутствие процентов по займу либо низкая процентная ставка. Работодатель, в свою очередь, получает лояльное отношение и уважение от сотрудников, что положительно сказывается на рабочем процессе.
Особенности займа сотруднику
Как и любые займы, процедура оформления займа сотруднику регулируется . При этом правила предоставления денежных средств работнику могут варьироваться в зависимости от условий и политики компании.
Но в общих чертах этот процесс выглядит так:
- Сотрудник подает заявление на предоставление займа. Если в организации это распространенная практика, то имеет смысл разработать стандартную форму заявки. В этой форме могут быть указаны личная информация сотрудника, запрашиваемая сумма займа и на какие цели его планируется потратить;
- Руководство или отдел, ответственный за предоставление займов, рассматривает заявление. Они могут проверить кредитную историю сотрудника, его финансовое положение и способность вернуть займ в установленные сроки;
- Если заявка на займ одобрена, составляется договор займа. Он подписывается сотрудником и представителем компании. В договоре должны быть указаны условия займа: сумма, процентная ставка, сроки погашения, расписание выплат и другие подробности;
- Обычно, когда компания предоставляет займ сотруднику, сумма долга вычитается из его заработной платы.
При этом не всем сотрудникам руководство организации будет готово предоставить займ, особенно беспроцентный.
На принятие решения могут влиять следующие обстоятельства:
- Стаж работы сотрудника в организации;
- Личностные и профессиональные качества работника;
- Отношение сотрудника к своим обязанностям;
- Размер зарплаты;
- Кредитная история и текущая долговая нагрузка;
- Какова цель получения средств;
- Финансовые возможности организации.
Бухгалтерия компании, которая выдает займ сотруднику, в соответствии с должна определить, получает ли он материальную выгоду от экономии на процентах. Если выгода есть, то с ее размера удерживается НДФЛ в размере 35%. В случае предоставления беспроцентного займа материальная выгода возникает однозначно.
Однако, если сотрудник берет деньги на приобретение или строительство жилой недвижимости или участка под ИЖС материальной выгоды не будет и, соответственно, такой займ не облагается налогом. Но сотрудник должен представить в бухгалтерию компании уведомление о подтверждении права на имущественный вычет.
В системе бухгалтерского учета предоставление средств сотруднику отражаются следующими операциями:
- Выдача займа;
- Начисление процентов, если займ процентный;
- Погашение долга внесением средств сотрудником или удержанием из его зарплаты;
- Удержание НДФЛ;
- В случае прощения долга — списание средств.
Условия беспроцентного займа
Такой вид кредита часто называют корпоративным. Он может быть предоставлен работникам как дополнительное финансовое поощрение или помощь в финансовых трудностях.
Вот несколько важных условий предоставления беспроцентного займа сотруднику компании:
- Организация устанавливает определенные условия выдачи денег: максимальная сумма, период погашения и возможные ограничения на использование заемных средств;
- Сотрудник, который хочет получить деньги, должен оформить заявку и заключить договор с компанией. Этот документ определяет права и обязанности обеих сторон, условия погашения долга и другие существенные детали;
- Для погашения займа работодатель может предусмотреть вычеты из заработной платы сотрудника. Определенная сумма будет автоматически удерживаться из зарплаты каждый период до полного закрытия долга;
- Кредит может иметь специальные условия, связанные с использованием средств. Например, деньги могут быть предоставлены только для конкретных целей, таких как покупка товара или определенных услуг;
- Беспроцентные займы для сотрудников могут облагаться налогом на доход в виде отсутствия процентов по займу;
- Организация должна обеспечить конфиденциальность финансовых данных сотрудника и принять меры безопасности для защиты личной информации.
Оформление договора
Какой-либо утвержденной формы договора займа сотруднику не существует. Образец такого документа можно найти по , а скачать бланк на портале .
При заключении соглашения между сотрудником и работодателем важно соблюдать все требования к оформлению такого документа. Иначе, если возникнут какие-либо споры, сделка может быть признана несостоявшейся.
Поэтому сторонам нужно обратить внимание на следующие моменты:
- Сведения о сторонах договора должны быть указаны корректно, без ошибок и неточностей;
- Сумму займа необходимо прописывать цифрами и прописью;
- В документе нужно указать валюту, в которой предоставляются средства;
- К договору должна прилагаться расписки в получении денег.
Как правило, структура договора займа выглядит следующим образом:
- Стороны договора. Нужно указать ФИО и паспортные данные заемщика, в том числе с указанием адреса места жительства и прописки и реквизиты организации, которая выдает средства. Обязательно требуется прописать, кто из них должник, а кто кредитор;
- Дата и место заключения документа;
- Предмет договора: сумма и валюта займа;
- Порядок передачи денег. Нужно уточнить способ выдачи и возврата долга: наличными или переводом на банковский счет, одной суммой или по частям и так далее;
- Срок займа. Если сотрудник возвращает долг одной суммой, нужно указать дату этого события. Когда срок возврата договором не установлен, в соответствии со долг должен быть возвращен в течение 30 дней со дня предъявления займодавцем требования об этом. Если займ возвращается частями и удерживается из зарплаты работника, это должно быть прописано в документе;
- Проценты. Если займ беспроцентный это обязательно должно быть указано в договоре, в противном случае, на основании размер процентов будет определяться Банка России;
- Обеспечение возврата. Чтобы подстраховать себя от невозврата долга, кредитор может попросить у сотрудника какое-либо имущество в качестве залога ();
- Санкции за нарушение условий договора. В этом разделе прописываются размеры штрафа на случай, если заемщик вовремя не вернет деньги. Это может быть фиксированная сумма либо процент, который начисляется за каждый день просрочки;
- Права и обязанности сторон. Как правило, у организации это выдать займ и получить возврат, а у работника — получить займ и вернуть его вовремя;
- Форс-мажор. Здесь оговариваются все непредвиденные ситуации, из-за которых стороны могут полностью или частично освободиться от ответственности. Нужно учесть, что стихийные бедствия, военные действия и террористические акты считаются форс-мажором по закону и могут не указываться в договоре. А такие ситуации, как эпидемии, потеря должником трудоспособности и другие, будут считаться только если стороны их пропишут в договоре;
- Порядок изменения и расторжения договора;
- Подписи сторон.
В соответствии со договор будет считаться заключенным только с момента передачи денег заемщику.
Если работодатель простил долг
Такое вполне возможно и в этом случае нужно заключить соглашение о прощении долга.
В этом документе прописываются:
- Реквизиты договора займа;
- Информация о прощаемом долге: сумма и период, за который он списывается.
Если в соглашении не будет указано, прощается ли весь долг целиком или только часть и проценты, то согласно , будет считаться, что кредитор освобождает должника от обязательства в полном объеме.
При прощении долга у работника возникает налогооблагаемый доход, с которого бухгалтерия должна удержать НДФЛ в размере 13%. Налог рассчитывается на дату, когда прекратилось обязательство по возврату долга. Например, на день подписания соглашения или на конкретное число, которое в нем указано.
НДФЛ удерживается с ближайшей зарплаты работнику, и должен быть перечислен в бюджет не позднее следующего рабочего дня. Если до конца календарного года налог так и не будет удержан, работодатель должен до 1 марта следующего года сообщить об этом в налоговую инспекцию. В этом случае ИФНС пришлет сотруднику уведомление об уплате НДФЛ и он оплатит его самостоятельно (,).
Работодатель при этом не может прощенный долг сразу учесть в расходах ни на общем режиме налогообложения, ни на УСН. Это можно будет сделать только через признание долга безнадежным, по истечению трехлетнего срока исковой давности. Оформить прощение долга можно и как дарение денег работнику. Тогда в соответствии с налогооблагаемый доход можно уменьшить на 4 тысячи рублей, которые не будут облагаться НДФЛ.
4.8 
Оставьте комментарий